Paragraaf E. Bedrijfsvoering

We realiseren ons dat de rol van de gemeente verandert. We zijn niet meer op alle terreinen bepalend en stimuleren zelfsturingsinitiatieven en nemen daarbij hooguit een faciliterende rol op ons. We blijven investeren in het betrekken van inwoners en vooral ook jongeren bij beleid en politiek. Bij belangrijke onderwerpen maken we de dialoog mogelijk en we nemen een positieve grondhouding aan t.a.v. initiatieven. De afgelopen periode hebben we ervaren dat de coronacrisis een goede oefening is geweest in het meedenken met partners vanuit een positieve grondhouding, denk hierbij aan bv. de herinrichting van het centrum samen met de ondernemers.

Prioriteiten in 2021 waren:

- Toekomstvisie 'Venray 2030, Venray loopt voorop'

Inhoudelijk is doorgewerkt aan de vijf ambities uit de toekomstvisie. Deze zijn ook de basis geweest voor de rapportage over trends en ontwikkelingen die voor het management en de raadsfracties is opgesteld. De ‘zesde’ ambitie over hoe wij als overheid willen werken – meer werken met maatschappelijke opgaves in samenwerking met onze partners buiten –kon door corona minder vlot lopen. De persoonlijke contacten en het live samen verkennen van opgaves en het uitwisselen van kennis en informatie kon door de lockdowns niet plaats vinden. Aan de andere kant werden online nieuwe netwerken aangeboord, juist omdat we samen aan corona wilden werken. De dag van de toekomst zoals die in de visie is opgenomen is uitgesteld tot 2022.

- Besturingsfilosofie

In de besturingsfilosofie geven we aan wat onze missie en visie is en wat dit betekent voor de interne bedrijfsvoering. Dit document wordt periodiek geactualiseerd. Ook in 2020/2021 hebben we interne en externe ontwikkelingen gevolgd en de sturingsfilosofie daarop aangepast. Denk daarbij aan meer digitaal en data gericht werken en het formuleren van een aantal ‘kernwaarden’ die we van belang vinden en die aangeven welke vaardigheden nodig zijn om het werk voor gemeente Venray goed te doen. Deze vaardigheden zijn ook van belang bij het voeren van strategisch personeels- management en het opstellen van een strategische personeelsplan voor de komende jaren. (Zie ook onderdeel ‘medewerkers’).  

- Informatiebeleidsplan 2019-2022

Het nieuwe IBP is in 2019 geactualiseerd en geldt tot 2022. De uitwerking zal ook na 2022 doorlopen, dit vanuit de samenwerking op bedrijfsvoering met Horst aan de Maas, die we afgelopen jaar zijn aangegaan. Een nadere toelichting hierover is opgenomen onder het kopje informatie en processen.

- Regionale samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering

Begin 2021 is besloten tot een programmatische samenwerking die is vastgelegd in een overeenkomst op basis van een "Regeling zonder Meer". De uitvoering wordt vormgegeven op basis van een uitvoeringsprogramma en concrete projectopdrachten vast te stellen door de (ambtelijke) stuurgroep met beide gemeentesecretarissen. Evaluatie van de realisatie en de "Regeling zonder Meer" vindt plaats in Q3/Q4 2022. Verdere informatie is opgenomen onder deelprogramma 4.3 Dienstverlening en bedrijfsvoering.

- Transformatie naar vraaggericht werken (waaronder zelfsturing)

In 2021 is een conferentie (‘Samen leven, samen leren’) georganiseerd voor dorps- en wijkraden, initiatiefnemers, college en raad waarbij met elkaar is gesproken over de veranderingen in de samenleving en wat dat betekent voor ieders rol. Daarbij is ook gesproken over de gewenste participatie en communicatie tussen alle betrokkenen bij onderwerpen waar de gemeente mee bezig is én bij initiatieven vanuit de samenleving. Dit heeft geleid tot een aantal concrete vervolgprojecten waarbij alle betrokkenen ervaring opdoen met een nieuwe manier van samenwerken.  

- Realiseren klantgerichte dienstverlening

In 2021 is de processpecialisatie verder ontwikkeld en is er een aantoonbaar positief resultaat tot stand gebracht in de audits. De basis is aanwezig. We bieden een klantgerichte dienstverlening en maatwerk via alle klantcontactkanalen. In samenwerking met gemeente Horst aan de Maas is er gewerkt aan het verbeteren van expertise door samen opleidingen te verzorgen en daarin maatwerk te beiden aan medewerkers. In 2021 is een scherp beeld ontstaan van de overeenkomsten en verschillen met betrekking tot KCC-inrichting van gemeente Horst aan de Maas en Venray en welke stappen er gezet moeten worden om te komen tot een toekomstgericht Klant Contact Centrum. De online dienstverlening staat centraal en in 2021 is gestart met een pilot live chat. KCC medewerkers zijn tijdens deze pilot via de live chat online beschikbaar om vragen te beantwoorden van inwoners. In 2021 is er gewerkt aan verbeteringen in de afstemming tussen KCC en vakteams omdat deze verbinding een belangrijke voorwaarde is voor een klantgerichte dienstverlening, naar keuze tussen schriftelijk, telefonisch, fysiek aan de balie of online.

- Sturing en beheersing
In het koersdocument 'Anders in control' wordt ook aandacht besteed aan de softcontrols: de intrinsieke elementen, de informele afspraken en gedrag beïnvloedende maatregelen die van belang zijn om in control te komen. Het koersdocument beschrijft een aanpak waarbij we in gezamenlijkheid met de diverse klantgroepen bepalen welke informatie echt relevant is om grip te hebben en te houden op het dagelijks werk. Het afdelings- en teammanagement krijgt daarbij ondersteuning van businesscontrollers, waarbij regelmatig wordt stilgestaan bij controlaspecten en risico’s om mogelijke knelpunten vroegtijdig te signaleren, afspraken te maken en de beheersing goed te monitoren.
Daarnaast is het efficiënt en effectief stroomlijnen van de diverse informatiebronnen een belangrijk aandachtspunt. We richten de informatievoorziening zodanig in dat deze passend is per individueel beleidsveld. De voorbeelden komen aan de orde bij informatie en processen.