Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van het boekjaar 2022 moet het College van B&W naar alle waarschijnlijkheid zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Voorheen werd de rechtmatigheid door de accountant gecontroleerd. De wetswijziging was eerder voorzien voor het boekjaar 2021. Doordat de wetswijziging is uitgesteld naar 2022 (maar nog steeds niet definitief is bekrachtigd) geeft het gemeenten meer tijd om de voorbereidingen goed op te pakken. Gemeente Venray heeft besloten om het boekjaar 2021 als een pilot voor de rechtmatigheidsverantwoording te gebruiken.
Op 6 juli 2021 werd door de Raad de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld: in deze Notitie wordt beschreven wat de rechtmatigheidsverantwoording voor de gemeente betekent en welke rapportage-toleranties voor Venray gehanteerd worden. Concreet betekent dit dat we in Venray voor de rechtmatigheidsverantwoording starten met de financieel relevante processen en dat de huidige rapportage- en tolerantiegrenzen gehandhaafd blijven. Kortheidshalve wordt voor de inhoudelijk details verwezen naar de vastgestelde Notitie Rechtmatigheidsverantwoording.

In 2021 hebben we onze procesbeschrijvingen, voor de financieel relevante processen, tegen het licht gehouden en de interne beheersmaatregelen getoetst om de geïdentificeerde risico’s te mitigeren naar een aanvaardbaar niveau. Daar waar nodig zijn de beheersmaatregelen verder aangescherpt en/of zijn de interne beheersmaatregelen versterkt.
Tevens werd de werking van de processen gecontroleerd. Voor de rechtmatigheidsverantwoording kan daardoor gesteund worden op de ingebouwde beheermaatregelen in de processen en de uitgevoerde controles.

Op basis van de interne controle-rapportages over 2021 zijn de volgende bevindingen geconstateerd en werden de volgende aanbevelingen voor verbetering gedaan:

Financieel proces	Bevindingen	Aanbevelingen
Belastingen	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-de nog openstaande acties, waaronder doorontwikkeling rapportages, zoals opgenomen in het “Implementatieplan werkproces Heffen en innen belastingen (gecombineerde aanslagen)” op te volgen en de voortgang te bewaken.
Bouwleges	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-frequentere controle (per kwartaal) op de aansluiting tussen Squit-XO en VRIS.
Grondbedrijf	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-leg het proces van interne beheersmaatregelen vast en faciliteer om verbeteringen/maatregelen te implementeren.
Inkoop en aanbestedingen	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-verder opstarten contractenbeheer; -voor inhuur personeel altijd gebruik maken van Banenplein Limburg (per 01-04-2022 overgegaan naar YIS).
Participatiewet	N.v.t: over boekjaar 2021 ligt interne controle nog bij Venlo	-proces niet meegenomen in de pilot 2021. Dit wordt in boekjaar 2022 opgepakt op basis van IC-werkplein.
Salarissen	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-functiescheiding bij HR-medewerker herstellen; -opgenomen controlemaatregelen daadwerkelijk implementeren, daar waar dit nog niet heeft plaatsgevonden -tijdige/volledige aanlevering salaris- mutaties door management; -correcties niet d.m.v. memoriaal verwerken, maar gebruik maken van correctierun in de salaris-applicatie; -inzicht en informatiebehoefte van medewerkers in het proces verbeteren.
Subsidies	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-verbeterpunten in het proces worden besproken met betrokken medewerkers; -duidelijkere werkafspraken m.b.t. bewaken subsidieplafond bespreken en vastleggen.
Treasury	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-bij het opstellen van de (meerjaren-)investeringsplannen, beter rekening houden met het doorschuiven van investeringen (ivm liquiditeitsrisicobeheer).
WMO/Jeugd	Geen onrechtmatigheden geconstateerd	-implementeer procesverbeteringen en maatregelen op basis van het opgestelde actie/implementatieplan (o.a. mbt aanpassingen Sturing & Inkoop en RMV); -verbeter de vastlegging van controles in het primaire proces; -informeer en check bij betrokken medewerkers op de naleving van procesafspraken; -op basis van geoptimaliseerde procesbeschrijvingen die door management vastgesteld worden, zal het controlewerkplan voor 2022 herzien moeten worden.

Conclusie
In het pilotjaar (boekjaar 2021) hebben we voor alle financieel relevante processen, met uitzondering van de processen 'participatiewet', geconstateerd dat er geen onrechtmatigheden zijn. De aanbevelingen die in de controle-rapporten zijn voorgedragen, zullen in de komende maanden opgepakt en verder uitgewerkt worden om, daar waar nodig de processen verder te optimaliseren en de interne beheersmaatregelen te versterken, zodat de rechtmatigheidsverantwoording goed uitgewerkt kan worden. Verder wordt er inmiddels ook gewerkt aan de verbetering/optimalisering van de control-organisatie en de rollen van de diverse betrokkenen in het gehele pallet van risicomanagement binnen de organisatie. Daarmee verwachten we een juiste invulling te kunnen geven aan de rechtmatigheidsverantwoording in 2022.