Paragraaf E. Bedrijfsvoering

Informatie

Betrouwbare informatie en bijbehorende informatievoorziening geven betere mogelijkheden om complexe maatschappelijke uitdagingen fundamenteel anders aan te pakken. We moeten op elk besturingsniveau kunnen beschikken over de juiste informatie om verantwoording af te leggen, om afgewogen beslissingen te kunnen nemen gericht op het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen en om bedrijfsprocessen te beheersen. Hiervoor moet de Informatiestrategie aansluiten op de strategie van de gemeente Venray. In lijn met deze ontwikkelingen volgt het Informatiebeleidsplan vanaf 2019 een drietal sporen:

1. Blijvend onze basis op orde (vanaf 2019)

Het op orde brengen en effectief inzetten van onze systemen, processen en informatievoorziening op een zodanige manier dat we blijvend invulling kunnen geven aan de gewenste ondersteuning en ontwikkeling van onze organisatie. Om meer grip te krijgen op IV vraagstukken zijn afgelopen jaar nieuwe afspraken gemaakt en processen ingericht om dit beter te borgen. I-advies is per domein ingericht en alle IV-vraagstukken doorlopen een vast proces om van daaruit te komen naar een gezamenlijk geprioriteerd jaarprogramma voor de organisatie. Deze gezamenlijke aanpak heeft er toe geleid dat we een completer beeld hebben waarbij ook nieuwe opgaves, die momenteel onvoldoende belegd zijn, boven water zijn gekomen: o.a. niet alle processen zijn gedigitaliseerd en hiermee lopen we nog steeds risico in onze dienstverlening. Dit als stevige opgave voor de komende jaren.
Binnen de omgevingswet zijn nieuwe systemen geïmplementeerd die nodig zijn voor de aansluiting op het nieuwe Digitale Stelsel. Onze Business Intelligence Omgeving is ook afgelopen jaar opgeleverd waarvan uit we nu verder kunnen door ontwikkelen.
De sporen uit het IBP, met de daarbij horende deelprojecten, zijn ondergebracht in de samenwerking Bedrijfsvoering IV met Horst aan de Maas. Hiermee zetten we een volgende stap om onze kwetsbaarheid en toekomstige kosten te minimaliseren. De samenwerking zal er ook toe leiden dat de kwaliteit en slagvaardigheid van onze IV organisatie op termijn zal toenemen.

2. Doorontwikkeling organisatie (gericht vanaf 2020)

In spoor 2 van het informatiebeleidsplan gaat het om het ontwikkelen van eigentijdse vaardigheden als het gaat om informatisering en digitale intelligentie bij de medewerkers van de gemeente Venray, zodat deze zijn toegerust op de extreem snelle digitale transformatie van onze maatschappij. Corona heeft ons in die zin geholpen doordat medewerkers niet anders konden dan hun digitale skills ontwikkelen als het ging om digitaal samenwerken. Aan de andere kant hebben we op veel onderdelen bijna niet live kunnen leren, terwijl dit wel wenselijk was bijvoorbeeld als het gaat om het leren houden van het goede gesprek over informatie. Er zijn verschillende instrumenten ontwikkeld om medewerkers ‘informatievaardiger’ te maken. Zo zijn er diverse workshops geweest en is er een training datageletterdheid en dashboardgebruik ontwikkeld en een canvas voor informatievragen gemaakt.

3. Datagestuurd werken (gericht vanaf 2020)

De juiste informatie op het juiste moment voor de juiste mensen in de juiste samenhang. Slim(mer) omgaan met data leidt tot effectiever beleid (maatwerk) en daarmee tot betere resultaten voor onze samenleving. We gaan hier eerste belangrijke stappen om maatschappelijke vraagstukken beter aan te kunnen pakken op basis van data uit de maatschappij. In 2021 is een datavolwassenheidsscan uitgevoerd waarbij we een beter inzicht hebben in de gap tussen ambitie en de huidige situatie. De resultaten en aanpak worden in samenspraak met de vakafdelingen  meegenomen in de IV-Jaarplannen.

Processen

In het streven naar een procesgerichte organisatie staan procesverbeteringen en digitalisering centraal. Hiermee werken we systematisch aan zowel verbetering van prestaties naar klanten, als verbetering van efficiency (tegengaan van verspilling). De opdracht Processen en Informatie (P&I) heeft als doel dat de documentenstroom van binnenkomst tot archivering eenduidig wordt vastgelegd. Hierbinnen is het afgelopen jaar de belangrijkste ondersteunende applicatie, in lijn met onze IV strategie, naar de cloud gebracht. Voorbereidingen voor de verdere uitrol om onze generieke werkprocessen te digitaliseren zijn uitgevoerd en lopen door naar 2022. Voor een aantal specialistische werkprocessen zullen, samen met de vakafdelingen- nieuwe trajecten moeten worden opgestart. Dit ook in lijn met nieuwe wetten (waaronder de WOO) die dit van onze organisatie gaan eisen.